Bayi otomasyonu, bir işletmenin bayi ağıyla yürüttüğü sipariş, fiyatlandırma, stok bilgisi, cari hesap, prim ve raporlama süreçlerinin merkezi bir yazılımla elle müdahale gerektirmeden yürütülmesidir.
Bayi otomasyonu, üretici ya da distribütör ile bayileri arasındaki tüm iş akışını yazılımla düzenler. Bayi sipariş verir, sistem stok ve krediyi kontrol eder, onay kuralına göre siparişi ERP'ye aktarır, sevkiyatı bildirir, faturayı bayinin hesabına yansıtır. Fiyat listesi değiştiğinde tüm bayilere aynı anda ulaşır; kampanya tanımlandığında hangi bayinin hangi koşulda yararlanacağı sistemde bellidir. Bayi performansı, tahsilat durumu ve bölgesel satış raporları merkezden izlenir. B2B portal bu otomasyonun bayiye dönük yüzüdür; otomasyon ise arkadaki kural ve entegrasyon katmanını da kapsar.
İşletme sahibi için neden önemli
Bayi sayısı arttıkça telefonla sipariş almak, fiyat listesini e-postayla dağıtmak ve cari bakiyeyi sözlü bildirmek sürdürülemez hale gelir. Otomasyon hem operasyon yükünü azaltır hem de bayi ile işletme arasındaki bilgiyi tek doğruya bağlar; tartışmalı iskonto, kayıp sipariş ve gecikmiş tahsilat gibi sorunlar azalır. Ayrıca yönetim, hangi bayinin hangi üründe büyüdüğünü veriyle görür.
Örnek
Bir yapı kimyasalları üreticisinin farklı illerde bayileri var. Otomasyon öncesinde bölge sorumluları siparişleri toplayıp merkeze iletiyor, kampanya koşulları her bayiye farklı anlatılıyordu. Yeni sistemde bayi kendi panelinden sipariş veriyor, kredi limiti aşılırsa sipariş onaya düşüyor, kampanya kuralları otomatik uygulanıyor. Bölge sorumlusu artık sipariş toplamıyor; bayi ziyaretlerinde satış geliştirmeye odaklanıyor.
Sık yapılan hata
Bayi kurallarını yazılı hale getirmeden projeye başlamaktır. Kim hangi iskontoyu alır, kredi limiti aşılınca ne olur, kısmi sevkiyat nasıl faturalanır gibi soruların cevabı belirsizse yazılım da belirsiz olur. İkinci hata, bayilerin kullanım alışkanlığını göz ardı etmektir: mobil uyumlu olmayan, karmaşık bir panel bayileri eski kanala geri döndürür.
Teklif alırken sorulacak soru
Bayi bazlı fiyat, iskonto, kredi limiti ve onay kuralları sistemde nasıl tanımlanacak ve kim değiştirebilecek? Mevcut ERP ya da muhasebe programıyla sipariş, stok ve cari hangi sıklıkla eşleşecek?
Sık sorulanlar
Bayi otomasyonu için ERP'm olması şart mı?
Şart değil, ancak stok, fiyat ve cari bilgisinin bir kaynaktan gelmesi gerekir. ERP yoksa bu bilgiler otomasyon sisteminin kendi içinde yönetilebilir.
Bayilerin mobil kullanımı destekleniyor mu?
Bayi paneli genellikle telefondan da kullanılacak biçimde tasarlanır; sahada çalışan bayiler için bu çoğu zaman masaüstünden daha önemlidir.
