Yazılım firması seçerken sorulacak 20 soru: ortak seçme rehberi

Yazılım firması seçerken asıl sınav, tekliften önce doğru soruları sormak ve cevapların kanıtını istemektir. İyi bir firma; kodu kimin yazdığını, işin nasıl yürüyeceğini, kaynak kod ve erişimlerin kimde duracağını, verilerinizin nasıl korunacağını ve işi teslimden sonra kimin üstleneceğini açık ve yazılı biçimde söyler. Kırmızı bayrak ise belirsiz, ezberlenmiş ya da "sonra konuşuruz" diye ertelenen cevaplardır. Bu rehber, Türkiye'nin herhangi bir şehrinde özel yazılım, web projesi ya da entegrasyon için firma arayan karar vericiler için 20 somut soruyu ve her birinde iyi cevabın neye benzediğini, neyin uyarı olduğunu anlatır.

Yazılım firması seçerken neden soru listesi gerekir?

Yazılım, satın alırken göremediğiniz bir üründür. Ekranlar teslim anında çalışıyor görünür; asıl kalite kodun düzeninde, test alışkanlığında, güvenlik özeninde ve firmanın ertesi yıl da orada olmasında yatar. Bu yüzden karşılaştırma yalnızca teklif tutarı üzerinden yapılırsa, görünmeyen kalemler sonradan pahalıya dönüşebilir. Soru listesi iki işe yarar: firmaları aynı ölçüyle kıyaslamanızı sağlar ve firmanın düşünce biçimini, yani sorulara ne kadar açık ve somut cevap verdiğini gösterir. Fiyat ve firma türü karşılaştırması için ayrıca serbest yazılımcı, ajans ve özel yazılım firması yazımıza bakabilirsiniz.

Ekip ve kodu kimin yazdığı hakkında ne sormalı?

1. Projede çalışacak kişiler kimler ve kaç kişilik bir ekip bu işi yapacak?
İyi cevap: Roller (proje yöneticisi, geliştirici, tasarımcı) ve her rolü kimin üstlendiği adıyla söylenir; satış görüşmesindeki kişi ile işi yapan kişinin aynı olup olmadığı açıkça belirtilir. Kırmızı bayrak: "Ekibimiz geniş" gibi kimsenin adını vermeyen cevap.

2. Kodu firmanın kendi çalışanları mı yazıyor, yoksa iş taşerona mı veriliyor?
İyi cevap: Taşeron kullanılıyorsa hangi bölümde, hangi gizlilik şartlarıyla kullanıldığı önceden söylenir. Kırmızı bayrak: Sorunun geçiştirilmesi; iş yarıda el değiştirdiğinde sizin haberiniz olmaması.

3. Ana geliştirici ayrılırsa proje ne olur?
İyi cevap: Bilginin tek kişide toplanmadığı, kodun ortak depoda tutulduğu ve en az iki kişinin projeyi bildiği anlatılır. Kırmızı bayrak: "Her şey bende, merak etmeyin" cevabı.

Referans ve örnek iş nasıl doğrulanır?

4. Benzer bir işi daha önce yaptınız mı, bana gösterebilir misiniz?
İyi cevap: Çalışan bir sistem ya da ekran kaydı üzerinden, kapsamı ve sınırlarıyla gösterilir. Gizlilik nedeniyle gösterilemeyen işler dürüstçe "gösteremiyoruz" diye söylenir. Kırmızı bayrak: Başka firmanın işini kendi işi gibi sunmak. Bir demoyu incelerken nelere bakacağınızı teklif almadan önce örnek site incelemesi yazımızda anlattık.

5. Referans olarak konuşabileceğim biri var mı?
İyi cevap: Müşterinin yazılı onayıyla bir tanışma ya da isimsiz bir vaka özeti sunulur. Kırmızı bayrak: Sitede müşteri logosu var ama kimsenin doğrulanamaması. Referans sayfasında neyin yayımlandığına referanslar sayfasından göz atabilirsiniz; yazılı onay olmadan müşteri adının yayımlanmaması doğru uygulamadır.

6. Kullandığınız teknolojiler hangileri ve neden?
İyi cevap: Seçimin gerekçesi, bakım kolaylığı ve yaygınlığı üzerinden anlatılır; dil ve çerçeve seçimi sizin işinize göre açıklanır. Kırmızı bayrak: Yalnızca firmanın kendi içinde kullandığı, dışarıdan geliştirici bulunamayacak kapalı bir altyapı.

Süreç ve dokümantasyon nasıl işlemeli?

7. İşi hangi aşamalara bölüyorsunuz ve her aşamada ne teslim ediliyor?
İyi cevap: Keşif, kapsam belgesi, tasarım onayı, geliştirme, test, kullanıma alma gibi aşamalar sıralanır; her aşamanın çıktısı ve sizin onayınız tanımlıdır. Kırmızı bayrak: Aşamasız, "bitince görürsünüz" bir süreç.

8. Hangi dokümanları teslim ediyorsunuz?
İyi cevap: Kapsam belgesi, kullanım kılavuzu, kurulum ve yedekleme notları, entegrasyonların listesi gibi belgeler baştan sayılır. Kırmızı bayrak: "Doküman istenirse hazırlarız" cevabı; belge sonradan eklenen bir lüks olmaz.

Kaynak kod, lisans, barındırma ve erişimler kimin adına olmalı?

Bu başlık, yıllar sonra çıkan anlaşmazlıkların en yaygın kaynağıdır. Kaynak kodun kimde kalacağı, kullanım hakkının nasıl tanımlandığı ve erişimlerin kimin adına açıldığı firmadan firmaya değişir; bu yüzden cevabı kendi işinize göre değerlendirin ve sözleşmede açıkça yazılmasını isteyin.

9. Kaynak kod kimde kalıyor, ben ne tür bir hak kazanıyorum?
İyi cevap: Kod üzerindeki haklar, kullanım şekli ve sınırlar sözleşme maddesiyle açıklanır; hangi bileşenin açık kaynak, hangisinin firmaya ait olduğu belirtilir. Kırmızı bayrak: "Sonra bakarız" ya da sözleşmede hiç yer almaması.

10. Kullanılan açık kaynak ve üçüncü taraf bileşenlerin lisansları nedir?
İyi cevap: Bileşenlerin listesi ve lisans türleri istenince paylaşılır. Kırmızı bayrak: Lisansı belirsiz kod parçalarının projeye karışması.

11. Alan adı, sunucu, bulut hesabı ve diğer erişimler kimin adına açılıyor?
İyi cevap: Alan adı ve ticari hesaplar sizin adınıza kaydedilir; barındırmayı firma yürütüyorsa bu, sözleşmede ve fatura kalemlerinde görünür. Kırmızı bayrak: Alan adının firmanın ya da bir çalışanın adına alınması.

12. Sistem başka bir firmaya devredilmek istenirse ne olur?
İyi cevap: Devir koşulları, verilerin dışarı aktarılma biçimi ve işbirliği yöntemi yazılıdır. Kırmızı bayrak: Verilerinizi alabilmenin bir "ayrılma bedeline" ya da belirsiz bir şarta bağlanması.

Güvenlik ve KVKK konusunda hangi sorular sorulmalı?

13. Kişisel verilerimi nasıl koruyorsunuz ve bu verilere kimler erişebilir?
İyi cevap: Yetkili kişilerin sınırlı olduğu, erişimin kaydedildiği, verinin Türkiye'deki sunucularda mı yurt dışında mı durduğunun açıkça söylendiği bir anlatım. Veri sorumlusu ile veri işleyen rollerinin sözleşmede ayrıldığı ve gizlilik yükümlülüğünün yazıldığı bir yapı beklenir. Kırmızı bayrak: KVKK'nın "hukukçunun işi" diye geçilmesi.

14. Yedekleme nasıl yapılıyor, yedekten dönüş denendi mi?
İyi cevap: Yedek sıklığı, saklama yeri ve geri yükleme denemesi anlatılır. Kırmızı bayrak: "Sunucu firması yedek alıyor" cevabı ve dönüşün hiç denenmemiş olması. Güvenlik uygulamalarına ilişkin hukuki yükümlülükler için avukatınızdan da görüş alın.

Test ve bakım nasıl yürütülür?

15. Teslimden önce hangi testleri yapıyorsunuz, kabul testini kim yapıyor?
İyi cevap: Geliştirici testi ile sizin ekibinizin yapacağı kabul testinin ayrı olduğu, hatalı bulguların nasıl kaydedilip kapatıldığı açıklanır. Kırmızı bayrak: Test ayrı bir aşama olarak yer almıyorsa.

16. Teslimden sonra bakım, hata düzeltme ve destek nasıl işliyor?
İyi cevap: Hangi taleplerin bakım, hangilerinin yeni iş sayıldığı, talep kanalı ve yanıt süresinin hedefleri (SLA) yazılı tanımlanır. Kırmızı bayrak: Bakım kapsamının tanımsız olması ya da hata düzeltmenin "yeni iş" diye fiyatlanması.

İletişim ritmi ve sözleşme maddeleri

17. Proje boyunca ne sıklıkla ve hangi kanaldan bilgi alacağım?
İyi cevap: Düzenli durum görüşmesi, tek bir muhatap ve yazılı özet beklenir. Kırmızı bayrak: Muhatabın sık değişmesi, mesajlara geç ve dağınık dönülmesi.

18. Kapsam değişirse ne olur?
İyi cevap: Değişiklik talebinin yazılı alındığı, etkisinin (iş yükü ve takvim) onayınıza sunulduğu bir yöntem vardır. Kırmızı bayrak: Sözlü eklemelerin faturada sürpriz olarak çıkması.

19. Sözleşmede hangi maddeler bulunuyor?
İyi cevap: Kapsam, aşama tarihleri, ödeme planı, gizlilik, kaynak kod ve veri hakları, bakım, fesih ve devir şartları madde madde yer alır. Kırmızı bayrak: Tek sayfalık teklifle yetinilmesi. Sözleşmeyi imzalamadan önce hukuk danışmanınıza okutun.

Şehir dışı ve uzaktan çalışmada nelere dikkat etmeli?

20. Başka şehirde olmamız süreci nasıl etkiler?
İyi cevap: Görüşmelerin çevrimiçi yapılacağı, ekran paylaşımıyla ilerleneceği, gerektiğinde yüz yüze buluşmanın nasıl planlanacağı açıkça anlatılır. Uzaktan çalışma, doğru yönetilirse zorluk olmaz; yeter ki iletişim ritmi ve onay noktaları net olsun. Kırmızı bayrak: Şehir dışındaki müşteriye farklı bir hizmet düzeyi uygulanması ya da görüşmelerin yalnızca telefona bırakılması.

Cevapları karşılaştırmak için kontrol listesi

Teklifleri karşılaştırırken hangi hatalardan kaçınmalı?

İlk hata, teklifleri yalnızca toplam tutara göre sıralamaktır. Tutarı düşük görünen bir teklifte test, dokümantasyon, bakım ya da yedekleme kapsam dışında bırakılmış olabilir; bunlar sonradan ayrı kalem olarak karşınıza çıkar. İkinci hata, kapsamı sözlü anlatıp yazılı bırakmaktır: aynı cümleyi iki firma farklı anlayabilir. Üçüncü hata, karar sürecine yalnızca satın alma ya da yönetimi katıp işi fiilen kullanacak kişileri dışarıda bırakmaktır. Yazılımı her gün kullanacak ekip, süreçteki eksikleri en erken fark edecek kişilerdir; en az bir temsilcisinin görüşmelerde yer alması işinizi kolaylaştırır.

Dördüncü hata, "küçük bir iş" diye süreci atlamaktır. Küçük işlerde de kapsamın yazılı olması, erişimlerin sizin adınıza açılması ve yedeğin alınması gerekir; çünkü küçük işler çoğu zaman büyür ve baştaki eksik temel sonradan pahalı hale gelir. Beşinci hata ise firmanın soruya verdiği cevabı, soruyu soran kişinin değil, satış görüşmesini yapan kişinin ağzından dinlemektir. Teknik bir konuda kararsız kaldığınızda işi gerçekten yapacak geliştiriciyle kısa bir görüşme isteyin.

Son olarak, görüşme notlarınızı tutun. Firmaların verdiği cevapları tarihli ve kısa biçimde yazıya dökmek, aylar sonra "bu bize söylenmişti" tartışmasını önler. Notları teklifle birlikte saklayın; sözleşme taslağı geldiğinde bu notlarla madde madde karşılaştırın. Söylenen bir şey sözleşmede yoksa, ya eklenmesini isteyin ya da o sözü bağlayıcı saymayın.

Bu soruları nasıl kullanmalı?

Yirmi sorunun hepsini ilk görüşmede sormak zorunda değilsiniz. İlk görüşmede ekip, referans ve süreç sorularıyla ilerleyin; teklif aşamasında kaynak kod, erişimler, güvenlik ve bakım sorularını yazılı isteyin; sözleşme aşamasında ise cevapların madde olarak yer aldığını kontrol edin. Aynı soruları en az iki firmaya sorun ve cevapları yukarıdaki tabloda yan yana koyun. Fiyat farkı olduğunda, kapsamın gerçekten aynı olup olmadığını bu tablo gösterir. Bir cevap eksikse, firmanın bunu yazıya dökmeye istekli olup olmadığına bakın; isteksizlik de bir cevaptır.

Kendi seçiminizi yapmak için gereken ek bilgi, özel yazılım geliştirme sayfasında özetlenir. Doğru firmanın tek bir ölçütü yoktur; ama cevapları açık, yazılı ve işinize uygun olan firma, genellikle ilerleyen yıllarda da aynı açıklıkla çalışır.

Kodem bu sorulara nasıl yaklaşır?

Kodem Yazılım, Bursa Nilüfer merkezli bir yazılım firmasıdır ve Türkiye genelinde çalışır. Bu soruların hepsini bize de sorabilirsiniz; cevapları görüşmede açıkça konuşur, kapsamı ve şartları yazılı sözleşmede netleştiririz. Önce firmamızı tanıyın, ardından projenizi anlatmak isterseniz teklif sayfasından bize yazın.