Yazılım projesi teklifi nasıl okunur? Kalem kalem karşılaştırma

Bir yazılım ya da web projesi teklifini doğru okumanın yolu, toplam tutara değil kalemlere ve kalemlerin yazılı sınırlarına bakmaktır. İki teklifi karşılaştırabilmek için önce aynı şeyi karşılaştırdığınızdan emin olmalısınız: kapsamın neyi içerdiği, neyi içermediği, değişiklik taleplerinin nasıl işleyeceği, ödemenin hangi aşamaya bağlandığı, bakım ve barındırmanın kimde olduğu ve kaynak kod ile lisansın nasıl yazıldığı. Bu yazı, bir teklifi kalem kalem nasıl okuyacağınızı ve satıcıya hangi soruları soracağınızı anlatıyor. Bu yazıda tutar yok; güncel web sitesi planları için web sitesi fiyatları sayfasına, özel yazılım için projeye göre kalem kalem yazılı teklife başvurun.

Bir teklif hangi kalemlerden oluşmalıdır?

Teklif formatları değişir, ama okuduğunuzda aşağıdaki başlıkların hepsine bir karşılık bulabilmelisiniz. Bulamadığınız başlık, sormanız gereken sorudur.

Kapsam kalemleri nasıl okunur?

Kapsamdaki her satırı, "bunu kim, nasıl test edecek?" sorusuyla okuyun. "Yönetim paneli" bir kapsam kalemi değildir; çünkü içinde ne olduğunu söylemez. "Yönetim panelinden ürün ekleme, düzenleme, silme; rol bazlı yetki; değişiklik geçmişi" ise bir kalemdir. Kalemler ne kadar somutsa, kabul aşamasında tartışma o kadar azalır.

Şu ifadeler dikkat gerektirir:

• "Gerektiği kadar", "uygun şekilde", "standart" gibi sınırı olmayan sözler
• "Ve benzeri", "vb." ile biten listeler
• Sayı belirtilmeyen kalemler: kaç sayfa, kaç ekran, kaç rapor, kaç dil, kaç rol?
• Entegrasyonlar: hangi sistemle, hangi yönde veri akacak?

Adam-gün mantığı nedir, nasıl yorumlanır?

Adam-gün, bir kişinin bir günlük çalışmasını ifade eden emek birimidir. Pek çok yazılım teklifi, fiyatı adam-gün ve gün ücretinden oluşturur. Bu yöntem kendi başına doğru ya da yanlış değildir; yararı, emeğin kalemlere nasıl dağıldığını görünür kılmasıdır. Okurken şunlara bakın:

• Dağılım var mı? Analiz, tasarım, geliştirme, test, yönetim ve canlıya alma için ayrı emek görmek, hangi işin ağır olduğunu anlamanızı sağlar.
• Test ve proje yönetimi görünüyor mu? Bu kalemler hiç yoksa ya fiyata gizlenmiştir ya da yapılmayacaktır. İkisi de soru işaretidir.
• Emek ile çıktı bağlı mı? Adam-gün tek başına bir teslim değildir. Her emek kalemine karşılık gelen çıktıyı (doküman, ekran, çalışan modül) sorun.
• Sabit kapsam mı, saat bazlı mı? Sabit kapsamlı tekliflerde risk satıcıda; saat veya gün bazlı çalışmada risk daha çok sizde olur. Hangisinin yazıldığını ve üst sınırın olup olmadığını öğrenin.

Karşılaştırma yaparken iki teklifin emek dağılımı farklıysa, bu bir fiyat farkı değil, kapsam farkı olabilir. Satıcı tekliflerini farklı yöntemlerle hazırladığında kalemleri aynı tabloya taşıyıp eksikleri işaretlemek en güvenli yöntemdir. Farklı firma tiplerinin tekliflerini nasıl okuyacağınız için serbest yazılımcı, ajans ve özel yazılım firması yazısına da bakabilirsiniz.

Kapsam dışı maddeler neden en az bir sayfa tutmalı?

Her teklif bir şeyleri dışarıda bırakır; sorun, bunun sessizce yapılmasıdır. Kapsam dışı listesi, hem satıcının hem sizin korunmanız için vardır. Sık görülen kapsam dışı maddeler şunlardır:

• İçerik üretimi: metin, görsel, ürün fotoğrafı, çeviri
• Üçüncü taraf lisans ve abonelik ücretleri: ödeme sistemi, harita, e-posta servisi, eklentiler
• Veri aktarımı: eski sistemden veri taşıma ve temizleme
• Eğitim: kullanıcı eğitimi ve dokümantasyon
• Arama motoru çalışması, reklam yönetimi, sosyal medya
• Barındırma, alan adı ve SSL gibi altyapı kalemleri

Bunlar kapsam dışı olabilir; ama yazılı olmalıdır. Yazılmamış bir madde, ya sizin ya satıcının varsayımıdır ve varsayımlar çoğu zaman çelişir. "Bunların hangisi dahil değil?" sorusunu her teklifte sorun.

Değişiklik talebi yönetimi teklifte nasıl yazılmalı?

Hiçbir proje, kapsam belgesi kadar sabit kalmaz. Teklifte değişiklik talebinin nasıl işleyeceği yazılı değilse, ilk talepte pazarlık başlar. Aranan cümleler:

1. Talepler yazılı olarak iletilir ve kayıt altına alınır.
2. Her talep için kapsam içi ya da kapsam dışı değerlendirmesi yapılır.
3. Kapsam dışı taleplerin emek ve takvim etkisi, onayınızdan önce yazılı olarak bildirilir.
4. Onaylanmayan talep uygulanmaz.
5. Gün ücreti veya birim emek, tekliften bellidir; sonradan tek taraflı değişmez.

Küçük düzeltmeler ile gerçek kapsam değişikliği arasındaki sınırı da sorun: "revizyon hakkı" gibi ifadelerde kaç tur revizyon yazıldığını ve bir revizyonun ne olduğunu açıklatın.

Ödeme aşamaları teslimlere nasıl bağlanmalı?

Ödeme planı, teklifin en çok gözden kaçan kısmıdır. Sağlıklı bir plan, ödemeyi takvime değil onaylanmış bir teslime bağlar. Okurken şu soruları sorun:

• İlk ödeme neye karşılık? Genellikle sözleşme ve başlangıç içindir; ama tutarın projedeki payı ve gerekçesi sorulabilir.
• Ara ödemeler hangi çıktıya bağlı? "Geliştirmenin yarısı tamamlandığında" ölçülebilir değildir; "şu modüller çalışır hâlde teslim edildiğinde" ölçülebilirdir.
• Son ödeme kabul imzasına mı bağlı? İdeal olarak evet.
• Ödemeyi geciktirme ya da proje durdurma durumunda ne olur? Her iki taraf için yazılı koşul bulunmalı.
• Faturalama nasıl yapılır, KDV tutarı ayrı mı gösterilir?

Kabul aşamasında kontrol edeceğiniz maddeler için kabul tutanağı kontrol listesini ödeme planıyla birlikte düşünün.

Bakım ve barındırma kalemleri neyi kapsar?

Teklifin ilk yıl toplamı kadar önemli olan şey, sonraki yılların yükümlülüğüdür. Bakım ve barındırma kalemlerini ayrı ayrı sorgulayın:

• Barındırma: Sunucu nerede, kimin adına, yedekleme nasıl? Kapasite aşıldığında ne olur?
• Alan adı: Kimin adına kayıtlı? Alan adının sizin adınıza kayıtlı olması, firma değiştirmeyi kolaylaştırır.
• Bakım: Güvenlik güncellemeleri, hata düzeltme, destek kanalları ve yanıt süresi beklentisi yazılı mı?
• Hata ile yeni talep ayrımı: Bakım hata düzeltmeyi kapsıyor mu, yoksa her düzeltme ayrı mı ücretlendiriliyor?
• Yenileme koşulları: Dönem sonunda hizmetin nasıl yenileneceği ve koşulların nasıl değişebileceği.
• Üçüncü taraf abonelikleri: Eklenti, lisans, servis ücretleri bakım içinde mi, ayrıca mı?

Bu kalemlerin bir kısmı sonradan "gizli maliyet" olarak karşınıza çıkabilir. Hangi kalemlerin tipik olarak gözden kaçtığını web sitesi ajans gizli maliyetleri yazısında topladık.

Kaynak kod ve lisans maddesi nasıl sorulur?

Bu madde sözleşmede en az konuşulan, ama firma değiştirmek istediğinizde en çok önem kazanan maddedir. Kesin cevap teklifi hazırlayan firmanın koşullarına bağlıdır; sizin göreviniz bunu yazılı olarak netleştirmektir. Teklifte kaynak kod ve lisans maddesinin açıkça yazılmasını isteyin. Sorabileceğiniz sorular:

1. Kaynak kod bana teslim edilir mi? Hangi aşamada, hangi biçimde, hangi koşulla?
2. Özel olarak geliştirilen kısımlar ile firmanın genel amaçlı bileşenleri (çerçeve, kütüphane, hazır modüller) ayrı mı yazılmış?
3. Üçüncü taraf bileşenlerin lisansları nelerdir, bunlar sürekli bir ücret doğurur mu?
4. Tasarım dosyaları, içerik ve veritabanı kime aittir?
5. Sözleşme sona erdiğinde ya da firma değiştirdiğimde kodu, dokümanları ve erişimleri nasıl devralırım?
6. Yazılımı başka bir firmanın geliştirmesine devam etmesine izin verilir mi?

Bu cevapların hepsi sözleşmeye yazılı girmelidir. "Konuşuruz", "sorun olmaz" gibi sözlü cevaplar, ilişki bozulduğunda bir güvence oluşturmaz. Kendi yaklaşımımız için de aynı kuralı öneririz: ne söylenmişse yazıya geçsin.

Teklifte hangi kırmızı bayraklara dikkat etmeli?

• Kalem dökümü olmayan tek satırlık toplam tutar
• Kapsam dışı listesi olmayan teklif
• Test, proje yönetimi ve canlıya alma için emek ayrılmaması
• Ödemenin teslimden bağımsız, büyük bir peşin tutara bağlanması
• Kabul kriterlerinin ve kabul yönteminin yazılmaması
• "Sınırı belirtilmemiş revizyon" ya da "her şey dahil" gibi sınırı olmayan sözler
• Kaynak kod, lisans, alan adı ve barındırma sahipliği sorusuna sözlü ya da kaçamak cevap
• Bu teklife özel bir keşif görüşmesi yapılmadan hazırlanmış genel bir fiyat
• Referans ve örnek iş sorulduğunda gösterilememesi ya da isim verilen işin gerçek olup olmadığının doğrulanamaması
• Teklife süre baskısı eklenmesi: "bu fiyat yalnızca bugün geçerli" gibi

Bu bayraklardan biri tek başına teklifi geçersiz kılmaz; ama yazılı açıklama istemeniz için nedendir. Açıklama yapılmıyorsa asıl işaret odur.

İki teklifi aynı tabloya nasıl dökersiniz?

1. Her teklifin kalemlerini tek bir tabloya taşıyın; satırlar kalemler, sütunlar teklif sahibi olsun.
2. Bir teklifte olup diğerinde olmayan kalemleri işaretleyin; bunların kapsam dışı mı, unutulmuş mu, fiyata gömülmüş mü olduğunu sorun.
3. Her teklifin kapsam dışı listesini ayrı bir sütuna yazın.
4. Ödeme planını teslimlere göre karşılaştırın: kim, riskin ne kadarını taşıyor?
5. İlk yıl dışındaki yükümlülükleri (bakım, barındırma, lisans yenilemesi) ayrıca ekleyin.
6. Referansları ve örnek işleri inceleyin. Referanslar ve vaka sayfalarında ne yazıldığına, neyin kanıtlandığına bakın.

Karşılaştırma sonunda toplam tutar yine önemlidir; ama artık neyin karşılığında olduğunu bilirsiniz.

Teklif isterken satıcıya ne söylemelisiniz?

Teklifin kalitesi, size verilen bilginin kalitesine bağlıdır. İhtiyacınızı yazılı olarak ve mümkünse örneklerle iletin: mevcut iş akışı, kullanıcı sayısı ve rolleri, bağlanacak sistemler, beklenen raporlar, sizin için vazgeçilmez ve ertelenebilir işlevler. Bütçe aralığınızı paylaşmak, satıcının kapsamı ona göre önermesini kolaylaştırır. Birden fazla firmadan aynı bilgilerle teklif isteyin; bu, karşılaştırmanın adil olmasını sağlar.

Teklif geçerlilik süresi ve varsayımlar nasıl okunur?

Her teklif bir dizi varsayıma dayanır: veri aktarımının kapsamı, kullanıcıların eğitimi, sizin tarafınızdan sağlanacak içerik ve geri bildirim hızı. Varsayımlar teklifin dipnotunda kalıyorsa, ilk ihlalde fiyat değişebilir. Bu bölümü ayrıca okuyun ve her varsayımın size ait bir yükümlülük doğurup doğurmadığını sorun. Örneğin "içerik müşteri tarafından zamanında sağlanacaktır" ifadesi, içerik gecikirse takvimin ve bedelin etkilenebileceği anlamına gelir.

Teklifin geçerlilik süresi de bir bilgi kalemidir. Makul bir geçerlilik süresi normaldir; ancak karar vermenizi hızlandırmak için kısa tutulan ve baskı kuran süreler, kırmızı bayraklar bölümünde belirttiğimiz gibi dikkat gerektirir.

Satıcıyla görüşmede hangi soruları yazıp götürmelisiniz?

• Bu tekliften hangi maddeler çıkarılırsa kapsam hangi yönde değişir?
• Kapsam dışı bıraktığınız en önemli üç şey nedir?
• Projenin ortasında bir ihtiyaç değişirse, bunu nasıl ve hangi birim emekle fiyatlandırırsınız?
• Kabul kriterlerini kim yazıyor ve bitiş kararını kim veriyor?
• Ekibinizden biri ayrılırsa projeyi kim devralır, bilgi nerede tutulur?
• Kod, tasarım dosyaları ve veritabanı için hangi dokümantasyon teslim edilir?
• Canlıya çıktıktan sonra ilk sorun yaşandığında kime, nasıl ulaşırım?

Cevapları görüşme sırasında not alın ve teklife eklenmesini isteyin. Sözlü cevap, yazılana kadar bir niyettir.

Kodem tekliflerinde bu kalemler nasıl yer alır?

Özel yazılım işlerinde teklifimiz projeye göre kalem kalem ve yazılıdır; keşif görüşmesinden sonra hazırlanır. Kapsam, kapsam dışı, değişiklik yönetimi, ödeme aşamaları, bakım ve barındırma ile kaynak kod ve lisans konuları bu yazıdaki başlıklarla okunabilmelidir; okuyamıyorsanız soru sormanız yerindedir. Yazılı teklif için teklif alma sayfasını kullanabilirsiniz.