İzleme
Kalite kontrol
Temizlik görünür olmayan bir iştir; kalite ancak kayıtla izlenir. Üç araç kullanıyoruz: vardiya sonu kontrol listesi, haftalık denetim formu ve aylık rapor. Hepsi tesisle paylaşılır.
Kontrol listesi
Alan bazlı maddeler
Her alanın kendi listesi vardır; ekip vardiya sonunda maddeleri işaretler, yapılamayan madde nedeniyle birlikte not edilir. Aşağıdaki örnek ofis katı içindir; fabrika, AVM ve site için listeler farklıdır.
Tuvaletler
- Lavabo, batarya ve ayna
- Klozet ve pisuvar iç-dış
- Zemin paspas ve köşe
- Sabun, kâğıt ve havlu ikmali
- Çöp boşaltma ve poşet
- Koku ve havalandırma kontrolü
Ofis katı
- Masa üstü (eşyaya dokunmadan)
- Klavye çevresi ve telefon
- Çöp ve geri dönüşüm kutuları
- Zemin süpürme ve paspas
- Kapı kolları ve ışık anahtarları
- Toplantı masası ve sandalyeler
Mutfak
- Tezgâh ve evye
- Buzdolabı kapağı ve kulp
- Mikrodalga iç-dış
- Dolap önleri (haftalık)
- Zemin yıkama
- Çöp ve geri dönüşüm
Lobi ve giriş
- Giriş camları ve çerçeve
- Paspas ve halı
- Danışma bankosu
- Asansör kabini ve düğmeler
- Merdiven korkulukları
- Dış kapı önü
Örnekte son maddeler boş bırakılmıştır: kontrol listesi, yapılmayan işi de gösterir. "Yapılamadı" notu bir sonraki vardiyanın ilk işidir.
Denetim formu
Haftalık saha denetimi
Saha sorumlusu her hafta rastgele seçilen alanları gezer ve denetim formunu doldurur. Form üç sütunla çalışır: uygun, uygun değil, uygulanmaz. Uygun olmayan her madde için düzeltici işlem ve sorumlu yazılır.
- Rastgele alan seçimiHer hafta farklı alanlar; aynı alan üst üste denetlenmez.
- Fotoğraf ve notUygun olmayan madde fotoğraflanır; not sahadaki ekiple aynı gün paylaşılır.
- Düzeltici işlem takibiBir sonraki denetimde önce açık maddeler kontrol edilir; kapanmayan madde aylık raporda yer alır.
- Tesis temsilcisi imzasıForm tesis temsilcisiyle birlikte imzalanır; itiraz aynı formun not alanına yazılır.
Raporlama
Aylık rapor içeriği
Ay sonunda tek belge: ne yapıldı, ne tespit edildi, ne düzeltildi, gelecek ay ne planlandı. Rapor aylık değerlendirme toplantısında birlikte okunur; kapsam değişikliği gerekiyorsa buradan çıkar.
- Yapılan işlerSıklık planına göre tamamlanan günlük, haftalık ve aylık görevler; planlı duruşta yapılan işler.
- Denetim tespitleriHaftalık denetimlerde uygun bulunmayan maddeler, fotoğraf ve notlarıyla.
- Düzeltici işlemlerHer tespit için yapılan işlem, sorumlu ve kapanış durumu; açık kalanlar ayrıca işaretlenir.
- Sarf malzeme ve ekipmanTüketilen sarf malzeme listesi, ekipman bakım ve arıza notları.
- Ekip ve değişikliklerEkipteki değişiklikler, tanışma turu yapılan yeni personel, eğitim notları.
- Gelecek ay planıPlanlı duruş tarihleri, dönemsel işler ve önerilen kapsam değişiklikleri.
Kontrol listesini tesisinize uyarlayalım
Keşifte alanlarınızı gezer, her alan için madde listesini birlikte yazarız. Sıklık planı ve rapor biçimi teklifin eki olur.